تمثل الإدارة مجموعة من المبادئ والقواعد التنظيمية والقيادية الخاصة بالمؤسسة بغض النظر عن طبيعة عملها، تعمل كدليل إرشادي مهم لفريق العمل لتنسيق الجهود وتحقيق الهدف المشترك لبيئة العمل، تضم مجموعة من الأساليب والمقومات الهامة بأعضاء المؤسسة مثل التخطيط والتنظيم والتوجيه والتقييم وتشمل أيضًا التفاعل مع البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة.
مفهوم الإدارة
الإدارة Management هي عملية تنظيمية تهدف إلى توجيه وتنظيم الموارد نحو تحقيق أهداف محددة بطريقة فعالة، تشمل الإدارة تخطيط الأنشطة وتنظيم الموارد وتوجيه العمليات، وتنسيق الجهود بين الفرق، ومراقبة التقدم والتصحيح عند الحاجة. يهدف مفهوم الإدارة إلى تحقيق أهداف المنظمة بأفضل الطرق الممكنة سواء كانت تلك الأهدف متعلقة بتحقيق الربحية أو تحسين الأداء أو خدمة العملاء أو تحقيق الرضا الوظيفي للموظفين. تعتمد على مجموعة من المهارات والمبادئ والتقنيات التي تتطور باستمرار مع تطور البيئة العملية.
أنواع الإدارة
تتنوع أنماط الإدارة بحسب احتياجات وطبيعة كل مؤسسة، مما يجعل فهم هذه التنوعات أمرًا أساسيًا لتحقيق الفعالية والكفاءة في العمليات الإدارية، وتتمثل أنواع الإدارة في التالي:
- الإدارة الاستراتيجية: تهتم بوضع الخطط الاستراتيجية الشاملة الخاصة بالمؤسسة وإدارة الموارد بهدف زيادة التنافس.
- إدارة المبيعات: مسئولة عن نسبة إيرادات الشركة وكيفية بيع المنتجات، وكل ما يخص حسابات المؤسسة.
- إدارة العلاقات العامة: تتمثل في إدارة التواصل الفعال بين المؤسسة والجمهور في حالة الترويج لمنتج أو خدمة باستخدام أدوات التواصل والإعلانات الهادفة.
- إدارة التسويق: المسؤول عن العملية التسويقية للعلامة التجارية الخاصة بالشركة، والمنتجات والعروض الترويجية.
- إدارة المشتريات: تهتم بكل ما يخص السلع والمنتجات وكيفية توزيعهم على التجار.
- إدارة العمليات: الإدارة المسؤولة عن خط سير الإنتاج بدءًا من عملية التصنيع حتى إدارة النقل والبيع بالتجزئة.
- الإدارة المالية: التي تدير كافة الشئون المالية الخاصة بالشركة.
- إدارة الموارد البشرية: تهتم يتوظيف الكوارد البشرية المناسبة على حسب الخبرة والمهارة التي تتطلبها الوظيفة، صرف المكافأت وتقييم أداء الموظفين.
- إدارة تكنولوجيا المعلومات: تهتم بإدارة العمليات التكنولوجية داخل المؤسسة التي تخص سرعة الانترنت والتحقق من فاعليته أو المعالجة في حين حدوث عطل.
- إدارة البرنامج: تهتم بإدارة المشاريع الخاصة بملف المؤسسة.
- إدارة الجودة: مسؤولة عن كافة النشاطات الخاصة بتحسين جودة المنتج والمراقبة والإشراف على المنتجات.
- إدارة التصميم: الإدارة التي تهتم بتصميم المنتجات الجديدة، وشكل المنتج من الخارج أي الغلاف.
- إدارة التسويق الرقمي: تهتم بتطوير الاستراتيجيات التسويقية عبر الوسائط الرقمية وتحليل أداء الإعلانات والحملات التسويقية عبر الإنترنت.
وظائف الإدارة
تمثل وظائف الإدارة العمود الفقري لأي منظمة، حيث تتولى مجموعة من المهام الحيوية التي تضمن سير العمل بسلاسة وفعالية، ومن بينها:
1. التخطيط
وظيفة التخطيط تمثل الوظيفة الأساسية الخاصة باتخاذ كافة التدابير اللازمة داخل وخارج المؤسسة، كما تهتم بتحديد نقاط القوة والضعف والتحديات التي تواجه المؤسسة، وكيفية تعزيز وضع المؤسسة وتجنب المخاطر من خلال عملية تخطيط هادفة وشاملة كافة الجوانب العملية.
2. التنظيم
التنظيم وظيفة يعبر اسمها عن محتواها فهي من الإدارة المهمة لترتيب وتنظيم جهود الأفراد داخل بيئة العمل، وتحقيق أهداف المؤسسة بالشكل المطلوب، وتنظيف المهام على كل فرد بناًء على مهاراته وخبرته من خلال التنسيق مع فريق العمل لإزالة العقبات والتصدي لأي أزمات تواجه المؤسسة.
3. الرقابة
تتمثل الوظيفة الإدارية الرقابية في تقييم النشاط الإداري ومراقبة فريق العمل ومقارنة الأداء الفعلي داخل المؤسسة للأداء المخطط له، والتأكيد على سير العمل ومعالجة الإنحرافات قبل وقوعها وحدوث أزمة داخل المؤسسة.
4. التوجيه
يعتبر التنظيم والتخطيط والرقابة مجرد استعدادات للقيام بالعمل وخطط مكتوبة لم يتم تنفيذها، أما وظيفة التوجيه فتمثل بدء العمل على هذه الخطط والأفكار على أرض الواقع من خلال توجيه الموظفين لمهامهم والإشراف عليهم وتحفيزهم للقيام بالعمل المطلوب بكفاءة وفاعلية، بجانب التواصل الفعال في نقل المعلومة والخبرة اللازمة لفريق العمل.
5. التوظيف
تعيين شخص جديد في مؤسسة يتطلب العديد من التقييمات والملاحظات والمناقشات لتحليل أداء وخبرة الموظف الجديد، وهذا يقع تحت مهام وظيفة التوظيف والحفاظ على الهيكل التنظيمي داخل المؤسسة ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب والتدريب والتطوير وتقييم الأداء.
مستويات الإدارة
مستويات الإدارة تعكس الترتيب الهرمي للسلطة داخل المؤسسة حيث تندرج مجموعة من الموظفين في كل مستوى لتحقيق الأهداف العملية، وتتمثل في التالي:
مستوى الإدارة العليا
هو المستوى الأولى من مستويات الإدارة ويمثل رئيس مجلس الإدارة أو العضو المنتدب للمؤسسة، شخص مسؤول عن القرارات والخطط الاستراتيجية الخاصة بالشركة.
تمثل الإدارة العليا للمؤسسة بغض النظر عن طبيعة عملها المحرك الأساسي والمصدر النهائي للسلطة، يحمل على عاتقها العديد من المهام التي تحكم في مسار الشركة مثل وضع الخطط والعمليات والأهداف ويتم ذلك بناًء على وجه نظر الإدارة العليا ومدى استفادة الشركة من هذه الخطط.
مستوى الإدارة الوسطى
يمثل ثاني منصب ضمن الهيكل الهرمي للإدارة ويضم مديري أقسام الفروع والإداراة، ويمثل حلقة الوصل بين الإدارة الدنيا والإدارة العليا، ويتم توجيه بعض المهام له مثل مراجعة الأفكار والخطط القابلة للتنفيذ والتأكد من مدى قابليتها لاستفادة البيئة العملية منها، يسمى العاملون في هذه الإدارة بالمدراء التنفيذيون المسئولين عن تحويل الخطط والأفكار إلى مشاريع قابله للتنفيذ.
مستوى الإدارة الدنيا
الإدارة العليا تتمثل مسؤليتها في وضع الخطط والأفكار الاستراتيجية التي تخص مستقبل الشركة، أما الإدارة الوسطى المسؤولة عن تحويل هذه الخطط والأفكار إلى مشاريع وأهداف قابلة للتنفيذ، بينما مسؤولية الإدارة الدنيا توزيع المعام على المختصين والإشراف عليهم.
أي هي المسئولة عن التنفيذ الفعلي للخطط والأفكار، على صورة مهام يتم توزيعها على العاملين بالمؤسسة على حسب مهارات وخبرة كل عامل، وهذا يحفز روح التعاون داخل بيئة العمل وتحقيق الأهداف الرئيسية بكفاءة، ويسمى المدراء في هذه الإدارة باسم المدراء الإشرافيين.
أساليب الإدارة
تمثل أساليب الإدارة النهج الذي تتبناه المؤسسات لتوجيه وتنظيم عملياتها ومواردها، تتنوع هذه الأساليب بحسب طبيعة وأهداف كل مؤسسة، من بين هذه الأساليب:
أسلوب الإدارة الديمقراطي
أسلوب يعتمد على تبادل جهات النظر بين الموظف والمدير والاستماع إلى الحلول والقرارات المختلفة التي تصب في صميم مصلحة المؤسسة، والمشاركة في صنع القرار الصحيح والبحث عن أفكار جديدة وتجارب تعزز من تحقيق أهداف المؤسسة الربحية والإدارية.
أسلوب إدارة عدم التدخل
يعد الأسلوب الأكثر شيوعًا وتفضيلًا بين المدراء في المؤسسات المختلفة، ويعتمد على عدم تدخل المدير في شئون الموظفين وعملهم ويمنحهم الثقة والاستقلالية التي تدفعهم إلى تقديم أفضل ما لديهم داخل بيئة العمل وتنفيذ المهام الموكلة إليهم على أكمل وجه.
أسلوب الإدارة الاستبدادية
أسلوب إداري ينظر إلى النتيجة والكفاءة فالعمل فهو أسلوب مسيطر متابع ومراقب بشدة لأداء الموظفين واتباع سياسيات المؤسسة على أكمل وجه وتنفيذ الأوامر والقرارات بالشكل المطلوب.
أسلوب الإدارة الملهمة
من الأساليب المفيدة داخل المؤسسة ويهتم بها المدراء بالتحفيز والإقناع وبناء علاقات إيجابية مع الموظفين، ودعمهم المستمر للانخراط في العمل وتحقيق الأهداف التنظيمية المرجوة على حسب آرائهم وقضاياهم المختلفة التي تصب في مصلحة المؤسسة.
أسلوب تنظيم السرعة
يتبع العديد من المدراء أسلوب تنظيم السرعة ويهتمون بالكفاءة والسرعة في إنجاز العمل المطلوب، ويسعون دائمًا إلى رفع مستوى الكفاءة والإنتاجية من خلال البحث عن طرق وأفكار جديدة لتحقيق ذلك، بجانب ذلك يبث المدير روح الثقة والتحفيز في نفس الموظفين، وعلى الرغم من ذلك أن يشعر الموظف في بعض الأحيان إلى الضغط والإرهاق نتيجة كثرة المهام التي تقع على عاتقه.
أسلوب الإدارة البيروقراطي
الأسلوب البيروقراطي يعتمد على توكيل كل موظف داخل المؤسسة بعمله بناًء على الهيكل الهرمي للموظفين، وهذا الأسلوب يفقد روح التعاون بين الموظفين، ويهتم أكثر باتباع القواعد والضوابط الخاصة بسير العمل، وهو أسلوب فعال وفيد في الصناعات التنظيمية، ولكنه أقل فعالية في الصناعات الإبداعية.
الإدارة الحديثة
الإدارة الحديثة تسعى لإدارة المنظمات بكفاءة وفعالية عالية من خلال استخدام الموارد المتاحة، وتتميز بالتركيز على العنصر البشري وتنمية وتطوير مهاراته من خلال دورات تدريبية حديثة في مجال الإدارة تعزز من مهارات الموظفين الإداريين وإكسابهم معرفة ومعلومات تحفز العمل بكفاءة وإنتاجية.
أهمية الإدارة الحديثة
تلعب الإدارة الحديثة دورًا هامًا في رفع كفاءة إنتاجية العمل داخل المؤسسة وتحفيز الموظفين على العمل والتكيف مع التغيرات البيئية التي تواكب العصر الرقمي، وتتمثل أهميتها في النقاط التالية:
- توجيه وقيادة المؤسسة نحو تحقيق الأهداف بفعالية وكفاءة.
- استخدام الموارد الفعالة سواء البشرية أو المادية مما يؤدي لتحقيق الفعالية داخل المؤسسة وتجنب الإسراف وسير خطة العمل بالشكل المطلوب.
- التخطيط السليم داخل المؤسسة باستخدام الموارد المتاحة يساعد على تقليل التكاليف ورفع مستوى الإنتاجية.
- منظمة سليمة هيكليًا وإنتاجيًا من خلال تحقيق أهداف المنظمة.
- تحقيق التوازن وتكيف بيئة العمل مع التطورات التكنولوجية ومتطلبات المجتمع.
- تحقيق الازدهار المجتمعي والاقتصادي وتحسين مستوى المعيشة وتوفير فرص عمل للأفراد مما يعود بالنفع على المؤسسة والمجتمع ككل.
مقومات الإدارة
مقومات الإدارة تشكل الأسس الأساسية التي يجب توافرها لضمان نجاح وفاعلية العملية الإدارية، وتشمل هذه المقومات:
- رؤية واضحة: تتطلب الإدارة وجود رؤية محددة توضح الأهداف والاتجاهات المستقبلية للمؤسسة وتوجيه الجهود نحو تحقيقها.
- تخطيط فعال: يتضمن تحديد الأهداف ووضع الخطط والاستراتيجيات اللازمة وتوزيع الموارد بشكل مناسب.
- تنظيم العمل: يتمثل في ترتيب الأنشطة وتوجيه الموارد بطريقة منظمة لضمان تحقيق الأهداف بأقل جهد ممكن.
- توجيه وإشراف: يتعلق بتوجيه وإلهام الموظفين وتوجيههم نحو تحقيق الأهداف المحددة، وتقديم الدعم ومشاهدة اللازمة لهم.
- مراقبة ورقابة: تشمل متابعة تنفيذ الخطط وتقييم الأداء واتخاذ التدابير اللازمة لتصحيح الانحرافات وتحسين الأداء.
- التواصل الفعال: يتطلب التواصل الواضح والفعال بين جميع أفراد المؤسسة لتبادل المعلومات وتوجيه الجهود نحو الأهداف المشتركة.
دورات تدريبية في مجال الإدارة مقدمة من منصة لبيب
منصة لبيب تقدم مجموعة من الدورات التدريبية في مجال الإدارة تهدف إلى تزويدك بالمعرفة والمهارات اللازمة لتحقيق النجاح في بيئة العمل المتغيرة، ومن بينها:
- باقة الإداري الناجح
- احتراف برنامج مايكروسوفت أكسل مستوى متقدم Excel
- التخطيط الاستراتيجي
- بناء خطة العمل
- فن إدارة فريق العمل
- كيفية اختيار الموظف الموهوب
- الإدارة المرئية
- الأدوات السبع الجديدة لإدارة الجودة
- كيف تكتب إيميل مؤثر
- كيف تكتب السيرة الذاتية في هذا العصر
الأسئلة الشائعة
ما هي أقسام الإدارة؟
تتصنف أقسام الإدارة إلى 7 تخصصات إدارية تتمثل في إدارة الأعمال، إدارة العمليات التشغيلية، إدارة المشروعات، إدارة الموارد البشرية، بالإضافة إلى الإدارة الاستراتيجية وإدارة تقنية المعلومات، والإدارة العامة، وتكون كل إدارة مرتبطة بالأخرى كحلقة متصلة ببعضها لتحقيق الأهداف الرئيسية الخاصة ببيئة العمل.
ما هو الدور الذي تقوم به الإدارة؟
يتمثل دور الإدارة في تنفيذ المهام والخطط من خلال استخدام الموارد البشرية والمادية المتاحة، بالاعتماد على التنظيم والتوجيه والمراقبة الفعالة سيتم تعزيز جهود فريق العمل داخل المنظمة.
ما هي عناصر الإدارة؟
تختلف الأراء حول تحديد عناصر الإدارة فيراها البعض تتحدد في أربعة عناصر وهما التخطيط، التنظيم، التوجيه، والرقابة، أما البعض الأخر فيحددها في سبعة عناصر وهما التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، التنسيق، كتابة التقارير، الموازنة.
الخلاصة
في الختام، تظل الإدارة ركيزة أساسية لنجاح أي منظمة أو مؤسسة، حيث تمثل جسرًا بين الرؤية والتنفيذ والنتائج، بواسطة مقوماتها المختلفة، كما تساعد في تحقيق التنظيم والفعالية والكفاءة في العمليات الإدارية وتوجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف المنشودة. بشكل عام إن توجيه الجهود والموارد بشكل فعال وبناء بيئة عمل إيجابية يعززان الابتكار والإبداع.
منذ سنة ٢٠١٤ كلما زادت مهاراتك زادت قيمتك .. فأَتْقن ماتُحب، موقع etadrees سابقاً
